Hoe groot of klein je bedrijf ook is, externe vergaderingen leiden tot ongelooflijke resultaten.

Had deze vergadering een e-mail kunnen zijn? Vandaag de dag is het antwoord vaker ja dan nee.

Elke vergadering, ongeacht de lengte, moet een van de volgende vier dingen doen: een probleem oplossen, een beslissing nemen, een plan ontwikkelen of een vraag beantwoorden. Hoeveel vergaderingen heb je meegemaakt waarbij een teamlid werd afgeleid door een ander project, een teamlid te laat was, een teamlid geen bijdrage leverde en een teamlid het overnam en geen ruimte liet voor inbreng?

Zijn vergaderingen altijd zo geweest? Nou, daar kunnen we geen antwoord op geven - om de doodeenvoudige reden dat we niet bij elke vergadering zijn geweest die ooit heeft bestaan. En jij ook niet! Maar als dat wel zo is, laat het ons dan weten - wij hebben vragen. Wat we wel weten is dat het woord "vergadering" zelden meer met opwinding wordt ontvangen. Denk wat je wilt, maar wij geloven dat dit moet - en kan - veranderen. Hoe? Door meer externe vergaderingen in uw bedrijf op te nemen.

We horen je. Vergaderingen op locatie zijn duur. Waarom zou je betalen voor een vergaderruimte als je al huur betaalt voor een kantoor? Kantoorvergaderingen zitten vaak vol onderbrekingen en multitaskende werknemers. Volgens Fast Company kosten deze onderbrekingen op de werkplek de Amerikaanse economie $588 miljard per jaar - wat kost het jouw bedrijf? En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat hoe meer inefficiënte vergaderingen er in uw bedrijf worden gehouden, hoe minder betrokken uw werknemers zijn. Hoe beïnvloedt dat uw bedrijf? Zippia merkt op dat 68% van de werknemers niet betrokken is op de werkplek!

Hoe kan een offsite vergadering dit veranderen? Lees hieronder meer over de voordelen van offsite meetings.

Productiviteit en focus verhogen

Offsite zou ook moeten betekenen dat je antwoordapparaat buiten kantoor aan staat en dat je offline bent. Je voor een hele dag afmelden kan een beetje overweldigend voelen, maar de voordelen zijn het zeker waard. In een recent onderzoek zei 63% van de respondenten dat off-site vergaderingen de individuele en teamproductiviteit verhoogden, toen hen werd gevraagd of off-site of on-site vergaderingen hun productiviteit verhoogden. Een unieke focus en een omgeving zonder afleiding zorgt ervoor dat iedereen zich kan inzetten voor hetzelfde resultaat - en leidt vaak sneller tot succes dan een vergadering op locatie.

Creativiteit en teambetrokkenheid stimuleren

Als je ergens mee zit, wat is dan het meest behulpzame dat je kunt doen? Ga wandelen, neem een pauze en haal adem. Heel eenvoudig, verander van omgeving. Vergaderingen op locatie leiden er vaak toe dat werknemers vervallen in hun routinegedrag op de werkplek - zoals multitasken in plaats van hun onverdeelde aandacht en inbreng te geven. Je team uit hun gebruikelijke routine halen kan creativiteit stimuleren en resulteren in een verfriste benadering van het oplossen van een probleem.

Efficiëntie en impact stroomlijnen

Wat is het grote geheel? Vaak gaat dit verloren in de drukte van alledag. Off-site vergaderingen zijn de perfecte gelegenheid om elk teamlid op één lijn te krijgen. Wat zijn jullie doelen voor het volgende kwartaal of het volgende jaar? Wat werkt er? Wat werkt er niet? Dit is een kans om zo transparant mogelijk te zijn. Als medewerkers weten wat er aan de hand is, is de kans groter dat ze hun werk aanpassen om de juiste resultaten te kunnen creëren.

Teambuilding

Hoewel we werknemerswaarderingsdagen sterk aanmoedigen, zijn externe bijeenkomsten ook een geweldige manier voor teambuilding. Door middel van zowel formele als informele activiteiten krijgen werknemers de kans om te netwerken en te socialiseren met leden van hun team met wie ze misschien niet dagelijks samenwerken. Door werknemers uit hun kantoorroutine en comfortzone te halen, krijgen ze de kans om een band op te bouwen met hun team buiten de dagelijkse werkbehoeften om, wat de teamrelaties verbetert.

Stimuleert communicatie

De aard van een offsite vergadering is meestal creatiever en meer gericht op samenwerking dan routinematige kantoorvergaderingen. Het succes ervan hangt af van ieders bijdrage en samenwerking aan een groter resultaat. Heb je op dit moment een teamdynamiek waarbij het dezelfde mensen zijn die praten tijdens vergaderingen en dezelfde mensen die niet zoveel bijdragen? Een externe vergadering is een geweldige manier om dit eens op te schudden. Stuur voor de vergadering een agenda rond en laat de teamleden weten wat ze mee moeten nemen. Mensen verwerken informatie zelden op dezelfde manier. Sommige mensen kunnen een idee aanhoren en er meteen mee aan de slag gaan, terwijl anderen tijd nodig hebben om het te absorberen en zich voor te bereiden. Op deze manier heeft iedereen de tijd om zijn gedachten te ordenen en een bijdrage te leveren.

Het maakt niet uit in welke sector je actief bent, hoe groot je team is of welke doelen je probeert te bereiken, de voordelen van een externe vergadering wegen ruimschoots op tegen de kosten en hebben bewezen blijvende resultaten te creëren. Tevredenheid van werknemers, verbeterde productie en efficiënte processen zijn cruciaal voor het succes van je bedrijf. Dus als je de volgende keer moeite hebt om iedereen op één lijn te krijgen, kunnen we dan overwegen om het kantoor te verlaten? Plan vandaag nog uw volgende vergadering.

Originele postdatum: 7 maart 2019