Indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda, le riunioni fuori sede portano a risultati incredibili.

Questo incontro poteva avvenire tramite e-mail? Oggi, il più delle volte, la risposta è sì.

Ogni riunione, a prescindere dalla sua durata, deve servire a una delle quattro cose: risolvere un problema, prendere una decisione, sviluppare un piano o rispondere a una domanda. A quante riunioni avete partecipato quando un membro del team è distratto da un altro progetto, un membro del team è in ritardo, un membro del team non contribuisce e un membro del team prende il sopravvento senza lasciare spazio ai contributi?

Le riunioni sono sempre state così? Non possiamo rispondere, per il solo motivo che non abbiamo partecipato a tutte le riunioni mai esistite. E nemmeno voi! Ma se ci siete stati, fatecelo sapere: abbiamo delle domande da fare. Quello che sappiamo è che la parola "riunione" raramente viene accolta con entusiasmo. Pensate quello che volete, ma noi crediamo che questa situazione debba e possa cambiare. Come? Incorporando più riunioni fuori sede nella vostra azienda.

Vi capiamo. Le riunioni fuori sede sono costose. Perché pagare uno spazio per riunioni quando si paga già l'affitto di un ufficio? Le riunioni in ufficio sono spesso piene di interruzioni e di dipendenti multitasking. Secondo Fast Company, queste interruzioni sul posto di lavoro costano all'economia statunitense 588 miliardi di dollari all'anno: quanto costa alla vostra azienda? Inoltre, più le riunioni della vostra azienda sono inefficienti, più i vostri dipendenti diventano disimpegnati. Che impatto ha questo sulla vostra azienda? Zippia segna che il 68% dei dipendenti è disimpegnato sul posto di lavoro!

Come può cambiare la situazione una riunione fuori sede? Continuate a leggere qui sotto per saperne di più sui vantaggi delle riunioni fuori sede.

Aumentare la produttività e la concentrazione

Offsite dovrebbe anche significare che la vostra risposta fuori ufficio è attiva e voi siete offline. Staccare la spina per un'intera giornata può sembrare un po' opprimente, ma i vantaggi ne valgono la pena. In uno studio recente, alla domanda se le riunioni fuori sede o in sede aumentassero la loro produttività, il 63% degli intervistati ha risposto che le riunioni fuori sede aumentano la produttività individuale e del team. L'attenzione unica e l'ambiente privo di distrazioni consentono a tutti di impegnarsi per lo stesso risultato e spesso portano al successo più rapidamente di una riunione in sede.

Scattare la creatività e il coinvolgimento del team

Quando vi sentite bloccati su qualcosa, qual è la cosa più utile che potete fare? Fare una passeggiata, fare una pausa e respirare. Semplicemente, cambiare scenario. Le riunioni in sede spesso portano i dipendenti a ricadere nei loro comportamenti di routine sul posto di lavoro, come ad esempio il multitasking piuttosto che dare la loro attenzione e il loro contributo. Consentire al team di uscire dalla routine abituale può stimolare la creatività e portare a un approccio rinnovato alla soluzione dei problemi.

Ottimizzare l'efficienza e l'impatto

Qual è il quadro generale? Spesso questo aspetto si perde nella frenesia del quotidiano. Le riunioni fuori sede sono l'occasione perfetta per mettere tutti i membri del team sulla stessa lunghezza d'onda. Quali sono gli obiettivi per il prossimo trimestre o per il prossimo anno? Cosa sta funzionando? Cosa non funziona? È un'occasione per essere il più trasparenti possibile. Quando i dipendenti sanno cosa sta succedendo, sono più propensi a modificare il loro lavoro per creare i risultati giusti.

Costruzione del team

Sebbene incoraggiamo vivamente le giornate di apprezzamento dei dipendenti, le riunioni fuori sede sono anche un ottimo modo per fare team building. Attraverso attività formali e informali, i dipendenti hanno la possibilità di fare rete e socializzare con i membri del loro team con cui potrebbero non lavorare quotidianamente. Allontanare i dipendenti dalla routine e dalla zona di comfort dell'ufficio dà loro la possibilità di legare con il proprio team al di fuori delle esigenze lavorative quotidiane, migliorando i rapporti di squadra.

Incoraggia la comunicazione

La natura di una riunione fuori sede è in genere più creativa e collaborativa rispetto alle riunioni di routine in ufficio. Il loro successo dipende dal contributo di tutti e dalla collaborazione per un risultato più ampio. Attualmente avete una dinamica di squadra in cui sono le stesse persone a parlare durante le riunioni e le stesse persone a non contribuire più di tanto? Una riunione fuori sede è un ottimo modo per scuotere la situazione. Prima della riunione, inviate un ordine del giorno e fate sapere ai membri del team con cosa prepararsi. Raramente le persone elaborano le informazioni allo stesso modo: mentre alcuni possono ascoltare un'idea e rimbalzarla, altri hanno bisogno di tempo, di assorbire e di prepararsi. In questo modo, tutti avranno il tempo di organizzare i propri pensieri e di essere pronti a contribuire.

Indipendentemente dal settore in cui operate, dalle dimensioni del vostro team o dagli obiettivi che state cercando di raggiungere, i vantaggi di una riunione fuori sede superano di gran lunga i costi ed è dimostrato che creano risultati duraturi. La soddisfazione dei dipendenti, il miglioramento della produzione e l'efficienza dei processi sono fondamentali per il successo della vostra azienda. Quindi, la prossima volta che avete difficoltà a mettere tutti d'accordo, possiamo prendere in considerazione l'idea di lasciare l'ufficio? Organizzate oggi stesso la vostra prossima riunione.

Data di pubblicazione originale: 7 marzo 2019