Quelle que soit la taille de votre entreprise, les réunions hors site donnent d'excellents résultats.

Cette réunion aurait-elle pu se faire par courrier électronique ? Aujourd'hui, le plus souvent, la réponse est oui.

Toute réunion, quelle qu'en soit la durée, doit avoir l'une des quatre fonctions suivantes : résoudre un problème, prendre une décision, élaborer un plan ou répondre à une question. Combien de réunions avez-vous suivies alors qu'un membre de l'équipe était distrait par un autre projet, qu'un membre de l'équipe était en retard, qu'un membre de l'équipe ne contribuait pas, et qu'un membre de l'équipe prenait le dessus et ne laissait aucune place à l'expression des idées ?

Les réunions ont-elles toujours été ainsi ? Nous ne pouvons pas répondre à cette question, pour la seule raison que nous n'avons pas participé à toutes les réunions qui ont jamais existé. Et vous non plus ! Mais si c'est le cas, faites-le nous savoir, nous avons des questions à vous poser. Ce que nous savons, c'est que le mot "réunion" ne suscite plus guère d'enthousiasme. Pensez ce que vous voulez, mais nous pensons que cela devrait - et peut - changer. Comment ? En intégrant davantage de réunions hors site dans votre entreprise.

Nous vous entendons. Les réunions hors site coûtent cher. Pourquoi payer pour un espace de réunion alors que vous payez déjà le loyer d'un bureau ? Les réunions de bureau sont souvent pleines d'interruptions et d'employés multitâches. Selon Fast Company, ces interruptions sur le lieu de travail coûtent 588 milliards de dollars par an à l'économie américaine. Sans compter que plus les réunions de votre entreprise sont inefficaces, plus vos employés sont désengagés. Quel est l'impact sur votre entreprise ? Zippia indique que 68 % des employés sont désengagés sur leur lieu de travail !

Comment une réunion hors site peut-elle changer cela ? Poursuivez ci-dessous pour en savoir plus sur les avantages d'une réunion hors site.

Augmenter la productivité et la concentration

Hors site devrait également signifier que votre réponse hors bureau est activée et que vous êtes hors ligne. Se déconnecter pendant une journée entière peut sembler un peu difficile, mais les avantages en valent la peine. Dans une étude récente, lorsqu'on leur a demandé si les réunions sur place ou hors site stimulaient leur productivité, 63 % des personnes interrogées ont répondu que les réunions hors site augmentaient la productivité individuelle et celle de l'équipe. Une attention particulière et un environnement sans distraction permettent à chacun de s'engager à atteindre le même résultat - et conduisent souvent au succès plus rapidement qu'une réunion sur place.

Stimuler la créativité et l'engagement des équipes

Lorsque vous vous sentez bloqué, quelle est la chose la plus utile que vous puissiez faire ? Allez vous promener, faites une pause et respirez. Changez tout simplement de décor. Les réunions sur site conduisent souvent les employés à adopter un comportement routinier sur leur lieu de travail, par exemple en effectuant plusieurs tâches à la fois au lieu d'accorder toute leur attention et d'apporter leur contribution. Permettre à votre équipe de sortir de sa routine peut stimuler la créativité et déboucher sur une approche renouvelée de la résolution d'un problème.

Rationaliser l'efficacité et l'impact

Quelle est la vision d'ensemble ? La plupart du temps, cette question se perd dans l'agitation du quotidien. Les réunions hors site sont l'occasion idéale de mettre tous les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde. Quels sont vos objectifs pour le prochain trimestre ou la prochaine année ? Qu'est-ce qui fonctionne ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? C'est l'occasion d'être aussi transparent que possible. Lorsque les employés savent ce qui se passe, ils sont plus enclins à modifier leur travail afin d'obtenir les bons résultats.

Constitution d'une équipe

Bien que nous encouragions fortement les journées d'appréciation des employés, les réunions hors site sont également un excellent moyen de renforcer l'esprit d'équipe. Grâce à des activités formelles et informelles, les employés ont la possibilité de nouer des contacts et de socialiser avec des membres de leur équipe avec lesquels ils ne travaillent peut-être pas au quotidien. Le fait de sortir les employés de leur routine professionnelle et de leur zone de confort leur donne l'occasion de nouer des liens avec leur équipe en dehors des besoins quotidiens du travail, ce qui améliore les relations au sein de l'équipe.

Encourager la communication

La nature d'une réunion hors site est généralement plus créative et collaborative que les réunions de bureau habituelles. Leur succès dépend de la contribution de chacun et de la collaboration à un résultat plus large. Avez-vous actuellement une dynamique d'équipe où ce sont les mêmes personnes qui parlent pendant les réunions et les mêmes personnes qui ne contribuent pas autant ? Une réunion hors site est un excellent moyen de remédier à cette situation. Avant la réunion, envoyez un ordre du jour et indiquez aux membres de l'équipe ce qu'ils doivent préparer. Les gens traitent rarement les informations de la même manière. Si certains peuvent entendre une idée et rebondir dessus, d'autres ont besoin de prendre du temps, d'absorber et de se préparer. De cette façon, chacun aura le temps d'organiser ses pensées et sera prêt à contribuer.

Quel que soit votre secteur d'activité, la taille de votre équipe ou les objectifs que vous essayez d'atteindre, les avantages d'une réunion hors site l'emportent largement sur les coûts et il est prouvé qu'elle produit des résultats durables. La satisfaction des employés, l'amélioration de la production et l'efficacité des processus sont essentielles à la réussite de votre entreprise. Alors, la prochaine fois que vous aurez du mal à mettre tout le monde d'accord, pourquoi ne pas envisager de quitter le bureau ? Planifiez votre prochaine réunion dès aujourd'hui.

Date de publication originale : 7 mars 2019