QUELLE QUE SOIT LA TAILLE DE VOTRE ENTREPRISE, LES RÉUNIONS HORS SITE DONNENT DES RÉSULTATS INCROYABLES.

Cette réunion aurait-elle pu se faire par e-mail ? Aujourd'hui, le plus souvent, la réponse est oui.

Toute réunion, quelle que soit sa durée, doit avoir l'une des quatre fonctions suivantes : résoudre un problème, prendre une décision, élaborer un plan ou répondre à une question. Combien de réunions avez-vous participé au cours desquelles un membre de l'équipe était distrait par un autre projet, un membre de l'équipe était en retard, un membre de l'équipe ne contribuait pas, et un membre de l'équipe prenait le contrôle et ne laissait aucune place à la contribution ?

Les réunions ont-elles toujours été ainsi ? Nous ne pouvons pas répondre à cette question, pour la seule raison que nous n'avons pas participé à toutes les réunions qui ont jamais existé. Et vous non plus ! Mais si c'est le cas, faites-le nous savoir - nous avons des questions à vous poser. Ce que nous savons, c'est que le mot "réunion" est rarement accueilli avec enthousiasme. Pensez ce que vous voulez, mais nous pensons que cela devrait - et peut - changer. Comment ? En intégrant davantage de réunions hors site dans votre entreprise.

Nous vous entendons. Les réunions hors site coûtent cher. Pourquoi payer pour un espace de réunion alors que vous payez déjà le loyer d'un bureau ? Les réunions au bureau sont souvent marquées par des interruptions et des employés multitâches. Selon Fast Company, ces interruptions sur le lieu de travail coûtent 588 milliards de dollars par an à l'économie américaine - qu'en coûte-t-il à votre entreprise ? Sans compter que plus votre entreprise organise de réunions inefficaces, plus vos employés se désengagent. Quel impact cela a-t-il sur votre entreprise ? Selon la Harvard Business Review, les employés déconnectés et démotivés entraînent une baisse de productivité de 18 %, ce qui réduit la rentabilité de 16 %.

Comment une réunion hors site peut-elle changer cela ? Continuez ci-dessous pour en savoir plus sur les avantages des réunions hors site.

Augmenter la productivité et la concentration
Le hors site doit également signifier que votre réponse est activée et que vous êtes hors ligne. Se déconnecter pendant toute une journée peut sembler un peu accablant, mais les avantages en valent la peine. Dans une étude récente, lorsqu'on leur a demandé si les réunions sur site ou hors site amélioraient leur productivité, 63 % des personnes interrogées ont répondu que les réunions hors site augmentaient la productivité individuelle et collective. Une concentration singulière et un environnement sans distractions permettent à chacun de s'engager vers le même résultat - et mènent souvent au succès plus rapidement qu'une réunion sur site.

Stimuler la créativité et l'engagement de l'équipe
Lorsque vous vous sentez bloqué sur quelque chose, quelle est la chose la plus utile que vous pouvez faire ? Allez vous promener, faites une pause et respirez. Tout simplement, changez de décor. Les réunions sur place amènent souvent les employés à adopter un comportement routinier sur le lieu de travail, comme le fait de faire plusieurs choses à la fois au lieu d'accorder toute leur attention et leur contribution. Permettre à votre équipe de sortir de sa routine habituelle peut stimuler la créativité et déboucher sur une approche rafraîchie de la résolution d'un problème.

Rationaliser l'efficacité et l'impact
Quelle est la vision d'ensemble ? Souvent, cette question se perd dans l'agitation du quotidien. Les réunions hors site sont l'occasion idéale de mettre tous les membres de l'équipe sur la même longueur d'onde. Quels sont vos objectifs pour le trimestre ou l'année à venir ? Qu'est-ce qui fonctionne ? Qu'est-ce qui ne marche pas ? C'est l'occasion d'être aussi transparent que possible. Lorsque les employés savent ce qui se passe, ils sont plus susceptibles de modifier leur travail pour pouvoir créer les bons résultats.

Renforcement de l'esprit d'équipe
Si nous encourageons vivement les journées d'appréciation des employés, les réunions hors site sont également un excellent moyen de renforcer l'esprit d'équipe. Grâce à des activités formelles et informelles, les employés ont la possibilité de nouer des liens et de rencontrer des membres de leur équipe avec lesquels ils ne travaillent peut-être pas au quotidien. Le fait de sortir les employés de leur routine et de leur zone de confort leur donne l'occasion de nouer des liens avec leur équipe en dehors des besoins du travail quotidien, ce qui améliore les relations au sein de l'équipe.

Encourage la communication
La nature d'une réunion hors site est généralement plus créative et collaborative que les réunions de bureau habituelles. Leur succès dépend de la contribution et de la collaboration de chacun à un résultat plus large. La dynamique de votre équipe est telle que ce sont les mêmes personnes qui parlent pendant les réunions et les mêmes personnes qui ne contribuent pas autant ? Une réunion hors site est un excellent moyen de remédier à cette situation. Avant la réunion, envoyez un ordre du jour et faites savoir aux membres de l'équipe ce qu'ils doivent apporter. Les gens traitent rarement les informations de la même manière. Alors que certains peuvent entendre une idée et rebondir dessus, d'autres ont besoin de prendre du temps, d'absorber et de se préparer. Ainsi, chacun aura le temps d'organiser ses pensées et sera prêt à contribuer.

Quels que soient votre secteur d'activité, la taille de votre équipe ou les objectifs que vous tentez d'atteindre, les avantages d'une réunion hors site l'emportent largement sur le coût et il est prouvé qu'elle donne des résultats durables. La satisfaction des employés, l'amélioration de la production et l'efficacité des processus sont essentielles au succès de votre entreprise. Alors la prochaine fois que vous aurez du mal à mettre tout le monde d'accord, pourquoi ne pas envisager de quitter le bureau ?

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