Independentemente da dimensão da sua empresa, as reuniões fora do local de trabalho conduzem a resultados incríveis.

Esta reunião poderia ter sido um e-mail? Atualmente, na maioria das vezes, a resposta é sim.

Qualquer reunião, independentemente da duração, deve ter um dos quatro objectivos: resolver um problema, tomar uma decisão, desenvolver um plano ou responder a uma pergunta. Em quantas reuniões já participou em que um membro da equipa está distraído com outro projeto, um membro da equipa está atrasado, um membro da equipa não está a contribuir e um membro da equipa está a assumir o controlo e a não deixar espaço para a participação?

As reuniões foram sempre assim? Bem, não podemos responder a isso - pela simples razão de que não estivemos em todas as reuniões que já existiram. E tu também não! No entanto, se esteve, diga-nos - nós temos perguntas. O que sabemos é que a palavra "reunião" já raramente é recebida com entusiasmo. Pense o que quiser, mas acreditamos que isso deve - e pode - mudar. Como? Incorporando mais reuniões fora do local de trabalho na sua empresa.

Estamos a ouvi-lo. As reuniões fora do local de trabalho são caras. Por que razão pagaria por um espaço de reunião quando já está a pagar a renda de um escritório? As reuniões no escritório estão muitas vezes cheias de interrupções e de funcionários multitarefa. De acordo com a Fast Company, estas interrupções no local de trabalho custam à economia dos EUA 588 mil milhões de dólares por ano - quanto está a custar à sua empresa? Para além disso, quanto mais ineficientes forem as reuniões da sua empresa, maior será o desinteresse dos seus funcionários. Qual é o impacto disso no seu negócio? A Zippia assinala que 68% dos empregados estão desmotivados no local de trabalho!

Como é que uma reunião externa pode alterar esta situação? Continue a ler abaixo para saber mais sobre as vantagens das reuniões externas.

Aumentar a produtividade e a concentração

Estar fora do local de trabalho também significa que a sua resposta fora do escritório está activada e que está offline. Ausentar-se durante um dia inteiro pode parecer um pouco assustador, mas os benefícios valem bem a pena. Num estudo recente, quando questionados sobre se as reuniões fora do local de trabalho ou no local de trabalho aumentavam a sua produtividade, 63% dos inquiridos afirmaram que as reuniões fora do local de trabalho aumentavam a produtividade individual e da equipa. Um foco único e um ambiente livre de distracções permitem que todos se empenhem no mesmo resultado - e muitas vezes conduzem ao sucesso mais rapidamente do que uma reunião no local.

Estimular a criatividade e o envolvimento da equipa

Quando se sente bloqueado em alguma coisa, qual é a coisa mais útil que pode fazer? Ir dar um passeio, fazer uma pausa e respirar. Muito simplesmente, mude o seu cenário. As reuniões no local de trabalho levam muitas vezes os empregados a adotar um comportamento rotineiro no local de trabalho - como fazer várias tarefas em vez de dar toda a sua atenção e contributo. Permitir que a sua equipa saia da sua rotina habitual pode estimular a criatividade e resultar numa abordagem renovada para resolver um problema.

Racionalizar a eficiência e o impacto

Qual é o panorama geral? Muitas vezes, isto perde-se na azáfama do dia a dia. As reuniões fora do local de trabalho são a oportunidade perfeita para colocar todos os membros da equipa na mesma página. Quais são os seus objectivos para o próximo trimestre ou para o próximo ano? O que é que está a funcionar? O que é que não está a funcionar? Esta é uma oportunidade para ser o mais transparente possível. Quando os funcionários sabem o que se está a passar, é mais provável que alterem o seu trabalho para poderem criar os resultados certos.

Formação de Equipas

Apesar de encorajarmos vivamente os dias de apreciação dos funcionários, as reuniões fora do local de trabalho são também uma excelente forma de formar uma equipa. Através de actividades formais e informais, os funcionários têm a oportunidade de estabelecer contactos e socializar com membros da sua equipa com quem podem não trabalhar no dia a dia. Retirar os funcionários da rotina do escritório e da zona de conforto dá-lhes a oportunidade de se relacionarem com a sua equipa fora das necessidades diárias de trabalho, o que melhora as relações de equipa.

Incentiva a comunicação

A natureza de uma reunião fora do local de trabalho é normalmente mais criativa e colaborativa do que as reuniões de rotina no escritório. O seu sucesso depende da contribuição de todos e do trabalho conjunto para um resultado mais amplo. Tem atualmente uma dinâmica de equipa em que são as mesmas pessoas que falam durante as reuniões e as mesmas pessoas que não contribuem tanto? Uma reunião fora do local de trabalho é uma óptima forma de mudar esta situação. Antes da reunião, envie uma ordem de trabalhos e informe os membros da equipa sobre o que devem trazer preparado. As pessoas raramente processam a informação da mesma forma, enquanto algumas pessoas podem ouvir uma ideia e refletir sobre ela, outras precisam de ter tempo, absorver e preparar-se. Desta forma, todos terão tempo para organizar os seus pensamentos e estar prontos para contribuir.

Independentemente da atividade da sua empresa, da dimensão da sua equipa ou dos objectivos que pretende atingir, as vantagens de uma reunião externa ultrapassam largamente os custos e comprovadamente criam resultados duradouros. A satisfação dos empregados, a melhoria da produção e a eficiência dos processos são cruciais para o sucesso da sua empresa. Por isso, da próxima vez que estiver a lutar para conseguir que todos estejam na mesma página, podemos considerar sair do escritório? Planeie hoje a sua próxima reunião.

Data de publicação original: 7 de março de 2019