Independientemente de lo grande o pequeña que sea su empresa, las reuniones fuera de las instalaciones dan lugar a resultados increíbles.

¿Podría haber sido esta reunión un correo electrónico? Hoy en día, la respuesta suele ser afirmativa.

Cualquier reunión, independientemente de su duración, debe servir para una de estas cuatro cosas: resolver un problema, tomar una decisión, desarrollar un plan o responder a una pregunta. ¿A cuántas reuniones has asistido en las que un miembro del equipo está distraído con otro proyecto, otro llega tarde, otro no aporta nada y otro toma el mando sin dejar espacio para las aportaciones?

¿Las reuniones siempre han sido así? Bueno, no podemos responder a eso, por la única razón de que no hemos estado en todas las reuniones que han existido. Y usted tampoco. Aunque, si ha estado, háganoslo saber: tenemos preguntas. Lo que sí sabemos es que la palabra "reunión" rara vez despierta entusiasmo. Piense lo que quiera, pero creemos que eso debería -y puede- cambiar. ¿Cómo? Incorporando más reuniones externas a su empresa.

Le escuchamos. Las reuniones fuera de la empresa son caras. ¿Por qué pagar por un espacio de reunión cuando ya estás pagando el alquiler de una oficina? Las reuniones de oficina suelen estar llenas de interrupciones y empleados que realizan varias tareas a la vez. Según Fast Company, estas interrupciones en el lugar de trabajo cuestan a la economía estadounidense 588.000 millones de dólares al año: ¿cuánto le está costando a su empresa? Por no mencionar que cuantas más reuniones ineficaces celebre su empresa, más desinteresados estarán sus empleados. ¿Cómo afecta esto a su empresa? Zippia marca que el 68% de los empleados no están comprometidos en el lugar de trabajo.

¿Cómo puede cambiar esto una reunión a distancia? A continuación encontrará más información sobre las ventajas de las reuniones a distancia.

Aumentar la productividad y la concentración

Fuera de la oficina también debería significar que tu respuesta fuera de la oficina está activada y que estás desconectado. Desconectarse durante un día entero puede resultar un poco abrumador, pero los beneficios merecen la pena. En un estudio reciente, cuando se les preguntó si las reuniones fuera de la oficina o in situ aumentaban su productividad, el 63% de los encuestados afirmaron que las reuniones fuera de la oficina aumentaban la productividad individual y de equipo. Un enfoque singular y un entorno libre de distracciones permite a todos comprometerse con el mismo resultado, y a menudo conduce al éxito más rápidamente que una reunión presencial.

Fomentar la creatividad y el compromiso del equipo

Cuando te sientes atascado en algo, ¿qué es lo más útil que puedes hacer? Sal a pasear, tómate un respiro y respira. Simplemente, cambia de aires. Las reuniones in situ suelen llevar a los empleados a caer en su comportamiento rutinario en el lugar de trabajo, como realizar varias tareas a la vez en lugar de prestar toda su atención y hacer sus aportaciones. Permitir que su equipo salga de su rutina habitual puede estimular la creatividad y dar lugar a un enfoque renovado para resolver un problema.

Racionalizar la eficiencia y el impacto

¿Cuál es la visión de conjunto? Muchas veces esto se pierde en el ajetreo del día a día. Las reuniones externas son la oportunidad perfecta para que todos los miembros del equipo estén de acuerdo. ¿Cuáles son sus objetivos para el próximo trimestre o el próximo año? ¿Qué está funcionando? ¿Qué no funciona? Es una oportunidad para ser lo más transparente posible. Cuando los empleados saben lo que está pasando, es más probable que cambien su trabajo para poder crear los resultados adecuados.

Creación de equipos

Aunque recomendamos encarecidamente las jornadas de agradecimiento a los empleados, las reuniones fuera de la empresa son también una excelente forma de fomentar el espíritu de equipo. Mediante actividades formales e informales, los empleados tienen la oportunidad de relacionarse y socializar con miembros de su equipo con los que no trabajan a diario. Sacar a los empleados de la rutina de la oficina y de su zona de confort les da la oportunidad de estrechar lazos con su equipo al margen de las necesidades laborales diarias, lo que mejora las relaciones de equipo.

Fomenta la comunicación

La naturaleza de una reunión fuera de la empresa suele ser más creativa y colaborativa que las reuniones rutinarias de oficina. Su éxito depende de que todos contribuyan y trabajen juntos en un resultado mayor. ¿Tiene actualmente una dinámica de equipo en la que son los mismos los que hablan durante las reuniones y los mismos los que no contribuyen tanto? Una reunión fuera de la empresa es una buena manera de cambiar esta situación. Antes de la reunión, envía un orden del día e informa a los miembros del equipo de lo que deben llevar preparado. Las personas rara vez procesan la información de la misma manera, mientras que algunas pueden escuchar una idea y rebotar en ella, otras necesitan tomarse su tiempo, asimilarla y prepararse. De este modo, todos tendrán tiempo para organizar sus ideas y estar preparados para contribuir.

Sea cual sea su negocio, el tamaño de su equipo o los objetivos que intente alcanzar, las ventajas de una reunión a distancia compensan con creces el coste y está demostrado que generan resultados duraderos. La satisfacción de los empleados, la mejora de la producción y la eficacia de los procesos son cruciales para el éxito de su empresa. Así que la próxima vez que le cueste poner a todo el mundo de acuerdo, ¿consideramos la posibilidad de salir de la oficina? Planifique su próxima reunión hoy mismo.

Fecha de publicación original: 7 de marzo de 2019