Steek je hand op als je ooit het plannen van een vakantiefeest tot het laatste moment hebt uitgesteld. Je kunt het niet zien, maar onze handen zijn omhoog. We hebben het gehad over waarom je vroeg moet beginnen met plannen, maar zelfs wij maken ons wel eens schuldig aan het plannen van een last-minute vakantiefeest. Ben je nog maar een paar maanden bezig en probeer je alles klaar te krijgen? Bekijk de tips van onze evenementenplanners om ervoor te zorgen dat je last-minute vakantiefeest toch onvergetelijk wordt.

Stel een budget vast.
Rond de feestdagen zijn locaties en cateraars snel volgeboekt, zodat je soms maar weinig opties hebt. Als je weet wat je budget is, kun je je opties beperken. Onze evenementenplanners raden aan om een budget te hebben van minstens $100 - $150 per persoon. Probeer altijd minstens een paar honderd dollar onder je budget te blijven om rekening te houden met onverwachte uitgaven.

Beslis over het soort evenement.
Afhankelijk van het doel van het evenement, kun je verschillende opties overwegen. Is je bedrijf onlangs ingekrompen? Dan is een informele zondagmiddagpicknick misschien meer geschikt. Heeft je bedrijf de omzetdoelstellingen overtroffen? Dan is een extravagant themafeest op een jacht misschien wel de beloning waar iedereen op wacht. Weten waar je naar op zoek bent zal je helpen bij het kiezen van een locatie en een menu, twee van de moeilijkste onderdelen.

Wees flexibel met je data.
Als het op feestjes aankomt, zijn niet alle data hetzelfde. Vrijdagen en zaterdagen zijn het meest populair, maar ook het duurst. Bovendien willen niet alle werknemers hun weekendplannen opgeven. Donderdag is een goede doordeweekse optie, maar als je budget je grootste zorg is, zijn maandag tot en met woensdag je goedkoopste optie. Een andere overweging is om het feest vroeg te geven, voordat de prijzen tijdens de feestdagen stijgen, of zelfs al in januari!

Beslis van tevoren over eten, drinken en entertainment.
Ben je op zoek naar een informele lunch of een formeel sit-down diner? Heb je vegetarische, veganistische en glutenvrije opties nodig? Zal een zelfgemaakte afspeellijst werken of zoeken jullie een DJ? Als je deze antwoorden paraat hebt, helpt dat je niet alleen bij het kiezen van de locatie, maar ook bij het aanbieden van het beste pakket dat de locatie te bieden heeft. Vergeet niet om bij de locatie na te vragen of ze een lijst van voorkeursleveranciers hebben.

Zeg het voort.
Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt gemakkelijk vergeten. Zodra je de datum weet, stuur dan een e-mail naar alle deelnemers zodat ze het kunnen blokkeren. Het is niet erg als nog niet alle details vaststaan - je kunt een tijd, plaats en thema sturen zodra je er klaar voor bent. Vergeet niet om een RSVP-optie toe te voegen om de aanwezigheid bij te houden.

Send out a reminder.
Again, seems obvious, but if no one shows up, this might be the reason why. While sending the initial invitation about two weeks in advance is essential, a follow-up message—whether via text, email, or a social media event update—can help ensure that guests don’t forget. In the reminder, reiterate key details such as the date, time, location, dress code (if applicable), and any items guests may need to bring. If you’re using a digital invitation platform, check RSVPs and personally follow up with those who haven’t responded. A little nudge can make a big difference in turnout!

Bonustips:
Maak er een activiteitenlunch van.

Potlucks zijn niet alleen om te eten. Een last minute feestje betekent niet dat het niet leuk is. Betrek je gasten erbij door ze te vragen hun favoriete spel met een vakantie-thema mee te nemen. Dit garandeert dat iedereen iets leuks heeft, plus het is een geweldige ijsbreker als je een bepaald spel nog nooit hebt gespeeld.

Kijk naar locatiepakketten.

Voeg geen extra stress toe door te proberen de locatie, het eten, de decoraties en de muziek te plannen. Veel locaties hebben evenementenplanners die alles voor je kunnen doen. Alles? Ja. Alles - vraag het gewoon!

Bij City Cruises bieden we verschillende pakketten, ongeacht je budget. Of je nu op zoek bent naar een cocktailparty, een buffet of een sit-down diner, wij zorgen voor het eten, de versiering en de muziek.

Organiseer je volgende evenement met City Cruises. Met meer dan 35 jaar ervaring in de evenementenbranche en meer dan 50.000 bedrijfsevenementen onder onze riem, weten we wel raad met het creëren van een onvergetelijke, epische ervaring. Bekijk ons in San Francisco, Berkeley, Sacramento, Marina del Rey, Newport Beach, Long Beach, San Diego en New York!

Begin vandaag nog met het plannen van je vakantiefeest en je gratis evenementencoördinator helpt je op weg!