Alzi la mano chi ha mai lasciato all'ultimo minuto l'organizzazione di una festa. Non si vede, ma abbiamo alzato la mano. Abbiamo parlato del perché si dovrebbe iniziare a pianificare per tempo, ma anche noi siamo colpevoli di aver dovuto organizzare una festa all'ultimo minuto. Siete a pochi mesi dalla festa e vi state affannando per preparare tutto? Date un'occhiata ai consigli dei nostri organizzatori di eventi per garantire che la vostra festa dell'ultimo minuto sia comunque indimenticabile.
Stabilite un budget.
I locali e i fornitori di catering si prenotano velocemente durante le festività, per cui le opzioni a disposizione possono essere poche. Sapere qual è il vostro budget vi aiuterà a restringere le opzioni. I nostri organizzatori di eventi consigliano di prevedere un budget di almeno 100-150 dollari a persona. Ricordate, cercate sempre di rimanere almeno un paio di centinaia di dollari al di sotto del budget per tenere conto delle spese impreviste.
Decidere il tipo di evento.
A seconda dello scopo dell'evento, si possono considerare diverse opzioni. La vostra azienda si è recentemente ridimensionata? Un picnic informale la domenica pomeriggio potrebbe essere più appropriato. La vostra azienda ha superato gli obiettivi di fatturato? Una stravagante festa a tema su uno yacht potrebbe essere la ricompensa che tutti aspettano. Sapere cosa state cercando vi aiuterà a scegliere il luogo e il menu, due delle parti più difficili.
Siate flessibili con le date.
Quando si tratta di feste, non tutte le date sono uguali: il venerdì e il sabato sono le più gettonate, ma anche le più costose. Inoltre, non tutti i dipendenti vogliono rinunciare ai loro programmi per il fine settimana. Il giovedì è un'ottima opzione per i giorni feriali, ma se il budget è la vostra preoccupazione principale, i giorni dal lunedì al mercoledì saranno i più economici. Un'altra considerazione: organizzate la festa in anticipo, prima dell'impennata dei prezzi delle vacanze, o addirittura a gennaio!
Decidete in anticipo il cibo, le bevande e l'intrattenimento.
Volete un pranzo informale o una cena formale? Avete bisogno di opzioni vegetariane, vegane e senza glutine? Andrà bene una playlist artigianale o cercate un DJ? Avere queste risposte pronte non solo vi aiuterà a scegliere la location, ma anche a offrirvi il miglior pacchetto possibile. Non dimenticate di verificare se il locale ha un elenco di fornitori preferiti.
Spargere la voce.
Sembra ovvio, ma è facile dimenticarlo. Una volta stabilita la data, inviate un'e-mail a tutti i partecipanti in modo che possano bloccarla. Non c'è problema se i dettagli non sono ancora definiti: potete inviare l'orario, il luogo e il tema una volta pronti. Non dimenticate di includere un'opzione RSVP per tenere traccia delle presenze.
Send out a reminder.
Again, seems obvious, but if no one shows up, this might be the reason why. While sending the initial invitation about two weeks in advance is essential, a follow-up message—whether via text, email, or a social media event update—can help ensure that guests don’t forget. In the reminder, reiterate key details such as the date, time, location, dress code (if applicable), and any items guests may need to bring. If you’re using a digital invitation platform, check RSVPs and personally follow up with those who haven’t responded. A little nudge can make a big difference in turnout!
Suggerimenti bonus:
Fate una raccolta di attività.
Le feste non sono solo cibo. Una festa all'ultimo minuto non significa che manchi il divertimento. Coinvolgete i vostri ospiti chiedendo loro di portare il loro gioco preferito a tema natalizio. In questo modo si garantisce che tutti abbiano qualcosa che gli piace, e in più si può rompere il ghiaccio se non si è mai giocato a un determinato gioco.
Guardate i pacchetti delle sedi.
Non aggiungete ulteriore stress cercando di pianificare il luogo, il cibo, le decorazioni e la musica. Molti locali dispongono di organizzatori di eventi che possono fare tutto per voi. Tutto? Sì, tutto, basta chiedere!
City Cruises offre una varietà di pacchetti, indipendentemente dal vostro budget. Che si tratti di un cocktail party, di un buffet o di una cena seduti, ci occupiamo noi di cibo, decorazioni e musica.
Organizzate il vostro prossimo evento con City Cruises. Con oltre 35 anni di esperienza nel settore della pianificazione di eventi e oltre 50.000 eventi aziendali all'attivo, sappiamo bene come creare un'esperienza epica e indimenticabile. Venite a trovarci a San Francisco, Berkeley, Sacramento, Marina del Rey, Newport Beach, Long Beach, San Diego e New York!
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