Levantem a mão se alguma vez deixaram o planeamento de uma festa para o último minuto. Não se consegue ver, mas levantámos as mãos. Já falámos sobre as razões pelas quais deve começar a planear com antecedência, mas até nós somos culpados de ter de planear uma festa de última hora. Só faltam alguns meses para a festa e está a tentar preparar tudo? Veja as dicas dos nossos organizadores de eventos para garantir que a sua festa de última hora seja inesquecível.

Defina um orçamento.
Os locais e os fornecedores de refeições esgotam rapidamente por altura das festas, pelo que pode ficar com poucas opções. Saber qual é o seu orçamento ajudá-lo-á a restringir as suas opções. Os nossos planeadores de eventos recomendam um orçamento de, pelo menos, $100-$150 por pessoa. Lembre-se, tente sempre ficar pelo menos algumas centenas de dólares abaixo do orçamento para ter em conta despesas inesperadas.

Decidir o tipo de evento.
Dependendo do objetivo do evento, pode considerar várias opções. A sua empresa reduziu-se recentemente? Um piquenique informal de domingo à tarde pode ser mais apropriado. A sua empresa ultrapassou os objectivos de receitas? Uma festa temática extravagante num iate pode ser a recompensa de que todos estão à espera. Saber o que procura ajudá-lo-á a selecionar um local e um menu, duas das partes mais difíceis.

Seja flexível com as suas datas.
Quando se trata de festas, nem todas as datas são iguais. As sextas-feiras e os sábados são os melhores, mas também são os mais caros. Além disso, nem todos os empregados querem abdicar dos seus planos para o fim de semana. As quintas-feiras são uma óptima opção para os dias úteis, mas se o seu orçamento é a sua maior preocupação, as segundas a quartas-feiras serão a opção mais barata. Outra consideração: organize a festa mais cedo, antes do aumento de preços das férias, ou mesmo em janeiro!

Decida com antecedência a comida, as bebidas e o entretenimento.
Está à procura de um almoço informal ou de um jantar formal à mesa? Precisa de opções vegetarianas, vegan e sem glúten? Uma lista de reprodução feita à mão é adequada ou pretende um DJ? Ter estas respostas prontas não só o ajudará a selecionar o local, como também o ajudará a oferecer-lhe o melhor pacote possível. Não se esqueça de verificar com o seu local se ele tem uma lista de fornecedores preferidos.

Passar a palavra.
Isto parece óbvio, mas é fácil de esquecer. Assim que souber a data, envie um e-mail a todos os participantes para que possam bloqueá-la. Não há problema se todos os detalhes não estiverem definidos - pode enviar a hora, o local e o tema quando estiver pronto. Não se esqueça de incluir uma opção de RSVP para controlar a participação.

Send out a reminder.
Again, seems obvious, but if no one shows up, this might be the reason why. While sending the initial invitation about two weeks in advance is essential, a follow-up message—whether via text, email, or a social media event update—can help ensure that guests don’t forget. In the reminder, reiterate key details such as the date, time, location, dress code (if applicable), and any items guests may need to bring. If you’re using a digital invitation platform, check RSVPs and personally follow up with those who haven’t responded. A little nudge can make a big difference in turnout!

Dicas de bónus:
Faça uma festa de actividades.

Os potlucks não são só para comer. Uma festa de última hora não significa falta de diversão. Envolva os seus convidados, pedindo-lhes que tragam o seu jogo favorito com o tema do feriado. Isto garante que todos terão algo de que gostam e, além disso, é um ótimo quebra-gelo se nunca tiverem jogado um determinado jogo.

Veja os pacotes do local.

Não adicione stress extra ao tentar planear o local, a comida, as decorações e a música. Muitos locais têm planeadores de eventos que podem fazer tudo por si. Tudo? Sim, tudo - é só pedir!

Na City Cruises, oferecemos uma variedade de pacotes, independentemente do seu orçamento. Quer pretenda um cocktail, um buffet ou um jantar à mesa, nós tratamos da comida, da decoração e da música.

Organize o seu próximo evento com a City Cruises. Com mais de 35 anos na indústria de planeamento de eventos e mais de 50.000 eventos empresariais no nosso currículo, sabemos como criar uma experiência épica e inesquecível. Visite-nos em São Francisco, Berkeley, Sacramento, Marina del Rey, Newport Beach, Long Beach, San Diego e Nova Iorque!

Comece hoje mesmo a planear a sua festa de Natal e o seu coordenador de eventos gratuito ajudá-lo-á a dar início à festa!