L'organizzazione di un evento aziendale può sembrare un compito impegnativo. Si tratta di un'attività importante che può aiutare a discutere di vari argomenti come la crescita dell'azienda, il lancio di un prodotto, i cambiamenti significativi dell'azienda, i premi per i dipendenti e altro ancora. Anche se sembra impegnativo, una pianificazione adeguata vi aiuterà a realizzare l'evento con facilità. La guida che segue vi aiuterà a decidere come organizzare un evento aziendale di successo.
Il risultato che si intende ottenere con un evento aziendale può variare da quello incentrato sul cliente a quello incentrato sull'azienda o sui dipendenti. Poiché l'argomento dell'evento è aperto a seconda delle esigenze dell'azienda, questo può modificare gli eventi necessari e i relatori selezionati per un evento aziendale. Pertanto, è essenziale pianificare di conseguenza per un evento aziendale di successo. Sapere quali sono i vostri obiettivi e cosa sperate di ottenere con l'evento vi permetterà di ottenere il risultato migliore.
Che cos'è un evento aziendale?
Gli eventi aziendali aiutano le aziende a discutere di argomenti essenziali, dalla ristrutturazione aziendale agli incentivi per i dipendenti. Sono un aspetto vitale della cultura aziendale, che consente a dipendenti e datori di lavoro di impegnarsi in un ambiente informativo e di collegarsi di persona. Creando un ambiente educativo tra il dipendente e il datore di lavoro, c'è una maggiore probabilità che entrambe le parti raggiungano l'obiettivo prefissato dell'evento aziendale. L'organizzazione di un evento aziendale offre inoltre all'azienda l'opportunità di informare il personale, i membri o persino il pubblico sui concetti promossi dall'organizzazione. È un momento in cui le aziende hanno l'attenzione di tutti i membri in un unico luogo di incontro. Questo è particolarmente cruciale per le aziende che non hanno l'opportunità di fare strategie o di incontrarsi con altri stakeholder a causa delle diverse sedi o degli orari di lavoro.
Ci sono alcuni elementi necessari da considerare quando si pianifica un evento aziendale, dal numero di partecipanti ai costi.
Che cos'è l'organizzazione di eventi aziendali?
Comprendere il significato della pianificazione di eventi aziendali è essenziale per pianificare l'evento. La pianificazione di eventi aziendali è il processo di organizzazione ed esecuzione di eventi per aziende e organizzazioni. Sapere che un evento aziendale richiede più tempo, sforzi e risorse di una tipica riunione è fondamentale. L'organizzazione di un evento aziendale è fondamentale per costruire relazioni di squadra e rafforzare i legami per creare connessioni autentiche che contribuiranno alla crescita dell'azienda e dei suoi membri.
Questi eventi possono variare da gruppi di piccole dimensioni a gruppi molto numerosi. Questo numero dipende dalle dimensioni dell'azienda e da chi deve partecipare. Il coordinamento di gruppi più numerosi richiede una pianificazione di livello superiore, ed è per questo che è essenziale capire come pianificare un evento aziendale prima di intraprendere un compito del genere.
Se state organizzando un evento aziendale di grandi dimensioni o anche su scala più piccola, prendete in considerazione la possibilità di lavorare in gruppo, dove ogni membro è responsabile della propria parte o del proprio compito. Create un foglio di calcolo per organizzare ogni categoria, come la sede, i relatori, l'agenda e il programma. In questo modo ogni persona conoscerà le proprie aspettative e le scadenze. Ecco un elenco di opzioni gratuite per aiutarvi a rimanere organizzati.
Come organizzare un evento aziendale
I passi che seguono vi guideranno nella pianificazione di un evento aziendale dall'inizio alla fine. Dopo aver letto questo articolo, sarete attrezzati per pianificare qualsiasi evento aziendale futuro.
1 Considerare l'intenzione dell'evento
La fase iniziale consiste nel decidere il messaggio che si vuole inviare ai partecipanti all'evento. In genere, il messaggio è già deciso quando l'azienda vi chiede di pianificare l'evento. Tuttavia, è possibile che vi siano più messaggi da trasmettere ai partecipanti e può essere essenziale decifrare quale sia il messaggio principale e quale quello secondario.
Una volta decisi l'intento e il messaggio, è fondamentale considerare l'obiettivo dell'evento. Forse l'obiettivo è riunire i dipendenti o offrire un ambiente accogliente ai potenziali investitori. Considerare questo obiettivo aiuterà a pianificare l'evento.
Ricordate che l'evento è incentrato sui partecipanti. È quindi essenziale considerare come l'evento li influenzerà e cosa sperano di ottenere dall'evento. Mettetevi nei loro panni e decidete cosa deve realizzare l'evento. Quello che sperate di ottenere è il team building? O è il riconoscimento e la fedeltà al marchio? È un evento educativo per i vostri dipendenti? Qualunque siano le vostre esigenze, la pianificazione creerà un evento piacevole e di successo per tutti.
2 Budget per l'evento
Il budget è essenziale per la pianificazione di qualsiasi evento, soprattutto nel mondo aziendale. Se il budget non è sufficiente, l'evento non può essere realizzato. È necessario sedersi e considerare un budget appropriato per l'evento, per poi assicurarsi di rimanere al di sotto di tale budget.
Se non siete sicuri di come preventivare un evento su larga scala, prendetevi del tempo per fare delle ricerche sugli eventi aziendali passati e sui loro costi, in modo da avere un'idea di massima. Una volta stabilito il budget, assicuratevi di non superare tale soglia. Quando lavorate con un budget, ricordate che dovete allocare i fondi in modo appropriato. Spendere troppo per le decorazioni vi lascerà meno risorse per i relatori o per il cibo e le bevande. Non volete ospiti affamati!
3 Creare un elenco di ospiti
Una volta stabilito il budget, è possibile creare l'elenco dei potenziali partecipanti. Per prima cosa, bisogna considerare il numero di persone che possono essere ospitate nelle sedi disponibili. Se il budget a disposizione prevede solo 1.000 posti, non ha senso creare una lista di invitati con 10.000 nomi.
Considerate chi beneficerebbe maggiormente dell'evento (investitori, dipendenti, ecc.) e iniziate a stilare la lista degli invitati. È sempre meglio invitare molte persone piuttosto che poche.
4 Decidere la posizione
La location è un aspetto essenziale dell'evento, se non la decisione più importante. Dovete assicurarvi che sia un luogo facilmente accessibile per i vostri partecipanti. Tenete conto anche delle esigenze di viaggio dei vostri ospiti. Se avete ospiti fuori città, dovete assicurarvi che abbiano tutto il tempo necessario per organizzare il viaggio.
5 Considerare la possibilità di prenotare una sede con un organizzatore di eventi
Se siete ancora sopraffatti dal pensiero di come organizzare un evento aziendale, è meglio scegliere un'opzione che sia quasi completamente pianificata per voi. Molte sedi o location pianificano per voi il cibo, l'intrattenimento, le bevande e altro ancora. Questo vi farà risparmiare tempo nel processo di pianificazione. La maggior parte delle persone pensa che assumere un organizzatore di eventi sia costoso. Potrebbe sorprendervi il fatto che i pianificatori di eventi possono spesso essere convenienti, considerando che hanno collegamenti con una rete di fornitori. Sono a conoscenza di tariffe eque e possono negoziare per voi. Sono esperti e realistici in materia di budget e possono aiutarvi a determinare un budget finale, in modo che possiate conoscere i costi esatti. Non solo vi faranno risparmiare denaro, ma soprattutto tempo.
Potete scegliere di prenotare un evento aziendale sull'acqua per offrire ai partecipanti una splendida vista su quasi tutte le principali città. Ad esempio, se state cercando di creare un evento a Chicago, ci sono yacht che vi permetteranno di offrire un evento indimenticabile. Quando si pensa di lavorare con una società di eventi, gli eventi aziendali di Chicago sull'acqua sono un ottimo punto di partenza. City Cruises offre anche sedi per eventi aziendali a:
- Eventi aziendali a NYC
- Eventi aziendali a Boston
- Eventi aziendali a Filadelfia
- Eventi aziendali a San Francisco
- Eventi aziendali a Long Beach
- Eventi aziendali a Marina del Rey
- Eventi aziendali a Newport Beach
- Eventi aziendali a Washington DC
- Eventi aziendali a San Diego
6 Inviare gli inviti e commercializzare l'evento aziendale
Una volta stabilito se lavorare con un'azienda di eventi aziendali o se organizzare l'evento da soli, è necessario considerare il modo migliore per commercializzare l'evento. Se le persone non sanno dell'evento, non possono partecipare. Negli ultimi tempi il marketing degli eventi si è spostato online, rendendo la commercializzazione molto più semplice (ed economica). Potete pubblicizzare l'evento tramite e-mail, annunci sui social media, ecc. Assicuratevi di aggiornarli quando necessario e di essere coerenti con la messaggistica, in modo che le informazioni siano chiare a tutti. Potete iniziare inviando inviti via e-mail, aggiungendo l'evento alle newsletter aziendali e chiedendo al vostro team Salesforce di diffondere la notizia a clienti e partner. Assicuratevi di avere un metodo semplificato per fornire i dettagli dell'evento.
7 Prendere le decisioni finali e prenotare gli accordi
La fase finale della pianificazione di un evento di successo consiste nel confermare gli accordi e prenotare il luogo dell'evento, il catering, ecc. Dal momento che siete voi a organizzare l'evento aziendale, dovrete anche considerare eventuali regali o omaggi che desiderate includere. Forse la vostra azienda vuole che ogni partecipante riceva magliette o bottiglie d'acqua con il proprio marchio. Questi oggetti faranno sentire i partecipanti parte dell'azienda e offriranno un'esperienza piacevole. Sono anche un ottimo strumento di marketing.
Questo è anche il momento di finalizzare le attività che si desidera includere nell'evento. Una volta presi tutti i provvedimenti e stilata una lista di controllo per la pianificazione di un evento aziendale con il vostro team di pianificazione, il vostro evento potrà svolgersi senza intoppi. Non resta che godersi l'evento.
Dopo aver celebrato il vostro evento, assicuratevi di ricevere il feedback dei vostri ospiti. Questo vi aiuterà a determinare se avete raggiunto gli obiettivi che vi eravate prefissati e vi aiuterà a prepararvi meglio per la prossima volta. Potete fare un sondaggio tra i partecipanti utilizzando un'app per la pianificazione di eventi o un altro metodo di sondaggio. È importante capire che potreste non ricevere tutti i feedback positivi, il che fa parte del miglioramento dell'evento successivo.
Data di pubblicazione originale: 9 agosto 2022