Lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty có vẻ như là một nhiệm vụ quá sức. Đây là một hoạt động quan trọng có thể hỗ trợ thảo luận về các chủ đề khác nhau như tăng trưởng công ty, thảo luận về việc ra mắt sản phẩm, thay đổi quan trọng của công ty, phần thưởng của nhân viên, v.v. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn quyết định cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty để có kết quả tốt nhất.
Kết quả dự kiến của một sự kiện của công ty có thể thay đổi khá nhiều từ lấy khách hàng làm trung tâm đến lấy công ty làm trung tâm hoặc lấy nhân viên làm trung tâm. Vì chủ đề của sự kiện được mở tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, điều này có thể thay đổi các sự kiện cần thiết và các diễn giả được chọn cho một sự kiện của công ty. Vì vậy, điều cần thiết là phải lập kế hoạch phù hợp cho một sự kiện thành công của công ty.
Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty và hơn thế nữa về các sự kiện của công ty nói chung.
Sự kiện của công ty là gì?
Các sự kiện của công ty giúp các công ty thảo luận về các chủ đề thiết yếu, từ tái cấu trúc công ty đến các ưu đãi cho nhân viên. Chúng là một khía cạnh quan trọng của văn hóa doanh nghiệp cho phép nhân viên và người sử dụng lao động tham gia vào một môi trường thông tin trong khi kết nối trực tiếp. Bằng cách tạo ra một môi trường giáo dục giữa người lao động và người sử dụng lao động, khả năng cao hơn là cả hai bên sẽ đạt được mục tiêu dự định của sự kiện của công ty.
Có một số mục cần thiết cần xem xét khi lập kế hoạch sự kiện của công ty, từ số lượng người tham dự đến chi phí.
Lập kế hoạch sự kiện của công ty là gì?
Hiểu được ý nghĩa đằng sau việc tổ chức sự kiện của công ty là điều cần thiết để lập kế hoạch cho sự kiện. Biết rằng một sự kiện của công ty đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực hơn một cuộc họp thông thường là rất quan trọng.
Những sự kiện này có thể bao gồm từ quy mô nhóm nhỏ đến rất lớn. Con số này phụ thuộc vào quy mô của công ty và ai nên tham dự. Điều phối các nhóm lớn hơn đưa việc lập kế hoạch lên cấp độ tiếp theo, đó là lý do tại sao điều cần thiết là phải hiểu cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty trước khi thực hiện một nhiệm vụ như vậy.
Cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty
Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty từ đầu đến cuối. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ được trang bị để lên kế hoạch cho bất kỳ số lượng sự kiện nào của công ty trong tương lai.
1 Xem xét ý định của sự kiện
Bước đầu tiên là quyết định thông điệp bạn muốn gửi đến những người tham dự sự kiện. Thông thường, thông báo đã được quyết định khi công ty yêu cầu bạn lên kế hoạch cho sự kiện. Tuy nhiên, có thể có nhiều tin nhắn cần được chuyển tiếp đến những người tham dự và điều cần thiết là phải giải mã thông điệp nào là chính và đòi hỏi phần lớn thời gian và thông điệp nào là thứ yếu.
Khi ý định và thông điệp được quyết định, điều quan trọng là phải xem xét mục tiêu của sự kiện. Có lẽ mục tiêu là gắn kết nhân viên lại với nhau hoặc cung cấp một môi trường thân thiện cho các nhà đầu tư tiềm năng. Xem xét mục tiêu này sẽ hỗ trợ trong việc lập kế hoạch cho sự kiện.
Hãy nhớ rằng, sự kiện tập trung vào những người tham dự. Vì vậy, điều cần thiết là phải xem xét sự kiện sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào và những gì họ hy vọng sẽ thu thập được từ sự kiện này. Đặt mình vào vị trí của họ và viết ra những gì sự kiện nên hoàn thành.
2 Ngân sách cho sự kiện
Lập ngân sách là điều cần thiết để lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện sắp tới nào, đặc biệt là trong thế giới doanh nghiệp. Nếu ngân sách không hỗ trợ sự kiện, điều đó không thể xảy ra. Cần phải ngồi lại và xem xét ngân sách sự kiện phù hợp, sau đó đảm bảo bạn duy trì dưới ngân sách đó.
Nếu bạn không chắc chắn về cách lập ngân sách cho một sự kiện quy mô lớn hơn, hãy dành thời gian nghiên cứu các sự kiện trước đây của công ty và chi phí của chúng để giúp bạn có được phạm vi sân bóng. Sau khi bạn đặt ngân sách, hãy đảm bảo bạn không vượt qua ngưỡng đó.
3 Tạo danh sách khách mời
Bây giờ bạn đã xác định được ngân sách, bạn có thể tạo danh sách khách mời gồm những người tham dự tiềm năng. Đầu tiên, hãy bắt đầu với số lượng người mà các địa điểm có sẵn có thể chứa. Nếu bạn đang xem xét các địa điểm trong phạm vi ngân sách chỉ có thể chứa 1,000 người, việc tạo danh sách khách mời với 10,000 tên không có ý nghĩa gì.
Xem xét ai sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ sự kiện (nhà đầu tư, nhân viên, v.v.) và bắt đầu tạo danh sách khách mời.
4 Quyết định vị trí
Vị trí là một khía cạnh thiết yếu của sự kiện. Bạn muốn đảm bảo đó là một nơi dễ tiếp cận cho những người tham dự của bạn.
5 Cân nhắc Đặt một Địa điểm có Người lập kế hoạch Sự kiện
Nếu bạn vẫn còn choáng ngợp khi nghĩ về cách lập kế hoạch cho một sự kiện của công ty, tốt nhất bạn nên chọn một tùy chọn được lên kế hoạch gần như kỹ lưỡng cho mình. Có rất nhiều địa điểm hoặc địa điểm sẽ lên kế hoạch cho đồ ăn, giải trí, đồ uống và hơn thế nữa cho bạn. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình lập kế hoạch.
Bạn có thể chọn đặt một sự kiện của công ty trên mặt nước để cung cấp cho những người tham dự tầm nhìn tuyệt đẹp ra gần như bất kỳ thành phố lớn nào. Ví dụ: nếu bạn đang tìm cách tạo một sự kiện ở Chicago, có rất nhiều du thuyền có sẵn sẽ cho phép bạn cung cấp một sự kiện khó quên. Khi cân nhắc làm việc với một công ty tổ chức sự kiện, các sự kiện của công ty Chicago trên mặt nước là một nơi tuyệt vời để bắt đầu. City Cruises cũng cung cấp các địa điểm tổ chức sự kiện của công ty tại:
- Sự kiện công ty ở NYC
- Sự kiện doanh nghiệp Boston
- Sự kiện doanh nghiệp Philadelphia
- Sự kiện doanh nghiệp San Francisco
- Sự kiện công ty Long Beach
- Sự kiện doanh nghiệp Marina del Rey
- Sự kiện công ty Newport Beach
- Sự kiện doanh nghiệp Washington DC
- Sự kiện công ty San Diego
6 Gửi lời mời và tiếp thị sự kiện của công ty
Khi bạn đã xác định được liệu bạn đang làm việc với một công ty tổ chức sự kiện của công ty hay tự lên kế hoạch cho sự kiện, bạn cần phải xem xét cách tốt nhất để tiếp thị sự kiện. Nếu mọi người không biết về sự kiện này, họ không thể tham dự. Tiếp thị sự kiện đã chuyển sang trực tuyến gần đây, làm cho nó dễ dàng hơn nhiều (và rẻ hơn) để tiếp thị. Bạn có thể tiếp thị sự kiện qua email, thông báo trên mạng xã hội, v.v.
7 Đưa ra quyết định cuối cùng và sắp xếp
Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch cho một sự kiện thành công là xác nhận sự sắp xếp và đặt địa điểm tổ chức sự kiện, công ty phục vụ, v.v. Vì bạn là người lập kế hoạch sự kiện của công ty, bạn cũng sẽ muốn xem xét bất kỳ quà tặng hoặc tài liệu phát tay nào bạn muốn đưa vào. Có lẽ công ty của bạn muốn mỗi người tham gia nhận được áo phông hoặc chai nước có thương hiệu. Những hạng mục này sẽ đảm bảo những người tham dự cảm thấy như họ là một phần của công ty và mang lại trải nghiệm thú vị.
Đây cũng là lúc để hoàn thiện bất kỳ hoạt động nào bạn muốn đưa vào sự kiện. Khi bạn đã thực hiện tất cả các sắp xếp và chạy qua danh sách kiểm tra tổ chức sự kiện của công ty với nhóm tổ chức sự kiện của mình, sự kiện của bạn có thể diễn ra mà không gặp trở ngại nào. Tất cả những gì còn lại phải làm là tận hưởng sự kiện khi nó diễn ra xung quanh.