Kurumsal bir etkinlik planlamak çok zor bir görev gibi görünebilir. Şirketin büyümesi, ürün lansmanı tartışmaları, önemli şirket değişiklikleri, çalışan ödülleri ve daha fazlası gibi çeşitli konuların tartışılmasına yardımcı olabilecek önemli bir etkinliktir. Aşağıdaki kılavuz, en iyi sonucu elde etmek için kurumsal bir etkinliği nasıl planlayacağınıza karar vermenize yardımcı olacaktır.
Kurumsal bir etkinliğin amaçlanan sonucu, müşteri odaklıdan şirket odaklıya veya çalışan odaklıya kadar oldukça değişkenlik gösterebilir. Etkinliğin konusu şirketin ihtiyaçlarına bağlı olarak açık olduğundan, bu durum kurumsal bir etkinlik için gerekli etkinlikleri ve seçilen konuşmacıları değiştirebilir. Bu nedenle, başarılı bir kurumsal etkinlik için buna göre planlama yapmak çok önemlidir.
Kurumsal bir etkinliğin nasıl planlanacağını ve genel olarak kurumsal etkinlikler hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.
Kurumsal Etkinlik Nedir?
Kurumsal etkinlikler, şirketlerin yeniden yapılandırılmasından çalışan teşviklerine kadar önemli konuları tartışmalarına yardımcı olur. Bu etkinlikler, çalışanların ve işverenlerin bilgilendirici bir ortamda bir araya gelmelerini ve yüz yüze iletişim kurmalarını sağlayan kurumsal kültürün hayati bir yönüdür. Çalışan ve işveren arasında bir eğitim ortamı yaratarak, her iki tarafın da kurumsal etkinliğin amaçlanan hedefine ulaşma şansı daha yüksektir.
Kurumsal etkinlik planlaması yaparken katılımcı sayısından maliyete kadar göz önünde bulundurulması gereken bazı unsurlar vardır.
Kurumsal Etkinlik Planlaması Nedir?
Kurumsal etkinlik planlamasının arkasındaki anlamı anlamak, etkinliği planlamak için çok önemlidir. Kurumsal bir etkinliğin tipik bir toplantıdan daha fazla zaman, çaba ve kaynak gerektirdiğini bilmek hayati önem taşır.
Bu etkinlikler küçük gruplardan çok büyük gruplara kadar değişebilir. Bu sayı, şirketin ne kadar büyük olduğuna ve kimlerin katılması gerektiğine bağlıdır. Daha büyük grupları koordine etmek planlamayı bir sonraki seviyeye taşır, bu nedenle böyle bir görevi üstlenmeden önce kurumsal bir etkinliğin nasıl planlanacağını anlamak çok önemlidir.
Kurumsal Etkinlik Nasıl Planlanır?
Aşağıdaki adımlar, kurumsal bir etkinliği başından sonuna kadar nasıl planlayacağınız konusunda size rehberlik edecektir. Bu makaleyi okuduktan sonra, gelecekteki herhangi bir sayıda kurumsal etkinliği planlamak için donanımlı olacaksınız.
1 Etkinliğin Amacını Göz Önünde Bulundurun
İlk adım, etkinlik katılımcılarına hangi mesajı göndermek istediğinize karar vermektir. Genellikle, şirket sizden etkinliği planlamanızı talep ettiğinde mesaja zaten karar verilmiş olur. Bununla birlikte, katılımcılara iletilmesi gereken birden fazla mesaj olabilir ve hangi mesajın birincil olduğunu ve zamanın çoğunu gerektirdiğini ve hangilerinin ikincil olduğunu belirlemek çok önemli olabilir.
Niyet ve mesaja karar verildiğinde, etkinliğin hedefini göz önünde bulundurmak hayati önem taşır. Belki de amaç çalışanları bir araya getirmek veya potansiyel yatırımcılar için sıcak bir ortam sağlamaktır. Bu hedefi göz önünde bulundurmak etkinliğin planlanmasına yardımcı olacaktır.
Etkinliğin katılımcılara odaklandığını unutmayın. Bu nedenle, etkinliğin onları nasıl etkileyeceğini ve etkinlikten ne elde etmeyi umduklarını düşünmek çok önemlidir. Kendinizi onların yerine koyun ve etkinliğin neyi başarması gerektiğini yazın.
2 Etkinlik için Bütçe
Bütçeleme, özellikle kurumsal dünyada, yaklaşan herhangi bir etkinliği planlamak için çok önemlidir. Bütçe etkinliği desteklemiyorsa, etkinlik gerçekleşemez. Oturup uygun bir etkinlik bütçesi düşünmek ve ardından bu bütçenin altında kalmadığınızdan emin olmak gerekir.
Daha büyük ölçekli bir etkinlik için nasıl bütçe ayıracağınızdan emin değilseniz, geçmiş şirket etkinliklerini ve bunların maliyetlerini araştırmak için zaman ayırın. Bütçenizi belirledikten sonra, bu eşiği aşmadığınızdan emin olun.
3 Konuk Listesi Oluşturun
Artık bütçeyi belirlediğinize göre, potansiyel katılımcıların konuk listesini oluşturabilirsiniz. İlk olarak, mevcut mekanların kaç kişiyi alabileceğiyle başlayın. Bütçeniz dahilinde yalnızca 1.000 kişi alabilecek mekanlara bakıyorsanız, 10.000 isimden oluşan bir davetli listesi oluşturmak mantıklı olmayacaktır.
Etkinlikten en çok kimin faydalanacağını düşünün (yatırımcılar, çalışanlar, vb.) ve konuk listesini oluşturmaya başlayın.
4 Konuma Karar Verin
Konum, etkinliğin önemli bir yönüdür. Katılımcılarınız için kolay erişilebilir bir yer olmasını sağlamak istersiniz.
5 Etkinlik Planlayıcısı Olan Bir Mekanda Rezervasyon Yaptırmayı Düşünün
Kurumsal bir etkinliği nasıl planlayacağınızı düşünürken hala bunalıyorsanız, sizin için neredeyse tamamen planlanmış bir seçenek seçmek en iyisi olabilir. Yemek, eğlence, içecek ve daha fazlasını sizin için planlayacak birçok mekan veya yer vardır. Bu, planlama sürecinde zaman kazanmanıza yardımcı olacaktır.
Katılımcılara neredeyse tüm büyük şehirlerin güzel manzaralarını sunmak için su üzerinde bir kurumsal etkinlik rezervasyonu yapmayı seçebilirsiniz. Örneğin, Chicago'da bir etkinlik düzenlemek istiyorsanız, unutulmaz bir etkinlik sunmanıza olanak tanıyacak çok sayıda yat mevcuttur. Bir etkinlik şirketi ile çalışmayı düşünüyorsanız, Chicago'da su üzerinde gerçekleştirilecek kurumsal etkinlikler başlangıç için harika bir yerdir. City Cruises ayrıca şu bölgelerde şirket etkinlik mekanları sunmaktadır:
- NYC Kurumsal Etkinlikler
- Boston Kurumsal Etkinlikleri
- Philadelphia Kurumsal Etkinlikleri
- San Francisco Kurumsal Etkinlikleri
- Long Beach Kurumsal Etkinlikleri
- Marina del Rey Kurumsal Etkinlikler
- Newport Beach Kurumsal Etkinlikleri
- Washington DC Kurumsal Etkinlikler
- San Diego Kurumsal Etkinlikler
6 Davetiyeleri Gönderin ve Kurumsal Etkinliği Pazarlayın
Bir kurumsal etkinlik şirketiyle mi çalışacağınıza yoksa etkinliği kendiniz mi planlayacağınıza karar verdikten sonra, etkinliği pazarlamanın en iyi yolunu düşünmeniz gerekir. İnsanlar etkinlikten haberdar olmazlarsa katılamazlar. Etkinlik pazarlaması son zamanlarda online ortama kayarak pazarlamayı çok daha kolay (ve ucuz) hale getirdi. Etkinliği e-postalar, sosyal medya duyuruları vb. yollarla pazarlayabilirsiniz.
7 Son Kararları Verin ve Ayarlamaları Yapın
Başarılı bir etkinlik planlamanın son adımı, düzenlemeleri onaylamak ve etkinlik mekanı, catering şirketi vb. için rezervasyon yapmaktır. Kurumsal etkinlik planlayıcısı olduğunuz için, dahil etmek istediğiniz hediye veya bildirileri de göz önünde bulundurmak isteyeceksiniz. Belki de şirketiniz her katılımcıya markalı tişörtler veya su şişeleri verilmesini istiyordur. Bu öğeler katılımcıların kendilerini şirketin bir parçası gibi hissetmelerini sağlayacak ve hoş bir deneyim sunacaktır.
Bu aynı zamanda etkinliğe dahil etmek istediğiniz aktiviteleri sonuçlandırma zamanıdır. Tüm düzenlemeleri yaptıktan ve etkinlik planlama ekibinizle birlikte kurumsal etkinlik planlama kontrol listesini gözden geçirdikten sonra, etkinliğiniz sorunsuz bir şekilde gerçekleşebilir. Geriye kalan tek şey, etkinlik gerçekleştiğinde tadını çıkarmaktır.