Een bedrijfsevenement plannen kan ontmoedigend zijn; budget, tijdschema's, menu's, entertainment, en dat alles terwijl je je baan houdt, is op zijn zachtst gezegd overweldigend! Bovendien wil je dat het evenement van dit jaar dat van vorig jaar overtreft.

Hoe zorg je ervoor dat je evenement vlekkeloos verloopt? Onze checklist, opgesteld door evenementenplanningsteams met samen meer dan 80 jaar ervaring in de sector, zal de angel eruit halen.

Stel uw evenementenplanningscommissie samen
Als u over de nodige mankracht beschikt, stel dan een comité samen dat uit de volgende functies bestaat:

Project Manager***

Houdt toezicht op alle facetten van het evenement en is eindverantwoordelijk voor de uitvoering ervan
Beheert het budget en de aankoopbeslissingen
Stuurt beslissingen aan rond evenementthema's, activiteiten en timing
Taken: 2, 3 & houdt toezicht op alle andere taken
Communicatiemanager***

Werkt samen met de Project Manager om de lijst van deelnemers vast te stellen.
Zorgt ervoor dat de gasten alles hebben wat ze nodig hebben om het meeste uit het evenement te halen.
Van kaarten en schema's tot het samenstellen van de RSVP-lijst, uw communicatiemanager zorgt ervoor dat alle aanwezigen op de hoogte zijn.
Verantwoordelijk voor het versturen van alle uitnodigingen en evenementherinneringen
Taken 1, 9 & 10
Event Experience & Entertainment Lead***

Werkt samen met de Project Manager om een locatie te vinden en het eten en drinken te plannen.
Plant alle evenementenactiviteiten en entertainment, met hulp van de Scheduling Lead.
Taken 4, 5 & 6
Creatieve ontwerpleider

Uw Creative Design Lead is er om uw evenement er fantastisch uit te laten zien.
Stelt alle visuals samen voor print- en webmateriaal, schema's, bewegwijzering, presentatiesjablonen, swag, enz.
Taken 6 & 7
Leider planning

Werkt samen met de Project Manager om de datum te selecteren
Werkt samen met de Event Experience & Entertainment Lead om het reisschema te beheren, coördineert start- en stoptijden met entertainment en foodservice.
Zorgt ervoor dat iedereen op het juiste moment op de juiste plaats is.
Helpt alle losse eindjes aan elkaar te knopen en zorgt ervoor dat de deadlines worden gehaald.
Taken 3, 8, 10 en assisteert bij alle andere taken.

*** voor kleinere teams en evenementen, prioriteit geven aan deze posities

De takenlijst van uw evenement
1 - Wie zal er aanwezig zijn?
Is dit een teamaangelegenheid, een afdeling of een heel bedrijf? De grootte van de groep bepaalt bijna alles, inclusief budget, locatie, entertainment en eten, dus begin hier voor uw planning.

2 - Stel een budget vast
Je maakt jezelf klaar voor succes als je je budget van tevoren plant, in etappes werkt en je aan het plan houdt. De gemiddelde kosten van een evenement liggen tussen 75 en 180 dollar per persoon.

3 - Kies een datum
Het kiezen van de juiste datum en tijd is cruciaal voor het succes van uw evenement. Samen met het kiezen van een datum die geschikt is voor de meeste van uw deelnemers, zijn er andere
factoren die u moet overwegen:

Belangrijke feestdagen
Religieuze vieringen
Schoolpauzes
Lange weekenden
Sportevenementen
Seizoen
Andere factoren die specifiek zijn voor uw locatie
Probeer ten minste twee data te selecteren die zouden kunnen werken, zodat je bij het zoeken naar een locatie een flexibiliteit in je schema hebt.

4 - Selecteer uw locatie
De keuze van uw locatie is een cruciaal onderdeel van het planningsproces van uw evenement. Veel bedrijven neigen naar conventionele locaties zoals evenementenhallen, hotelzalen en restaurants. De meest gedenkwaardige feesten worden echter gehouden op onconventionele locaties zoals parken, pakhuizen, pieren of jachten.

Voel u niet beperkt door de locatie bij het plannen van uw evenement. Ga buiten uw comfortzone om iets buitengewoons te plannen.

5 - Plan eten en drinken
De selectie van voedsel kan variëren van kleine hapjes tot volledige maaltijden. Deze selectie hangt af van een paar dingen:

Tijdstip van het evenement
Duur van het evenement
Budget
Uw drankopties kunnen een budget maken of breken. Voor mensen met een beperkt budget kunt u overwegen "drankkaartjes" te kopen, waarbij de aanwezigen slechts een paar drankjes krijgen. Wil je toch een open bar, beperk de selectie dan tot vooraf gekocht bier, wijn en frisdrank.

6 - Organiseer entertainment en activiteiten
Niet alle kantoorfeesten hebben het budget voor entertainment en activiteiten, maar als er ruimte is in uw budget kan het uw evenement echt naar een hoger niveau tillen!

Zorg ervoor dat je met je locatie praat over entertainment en activiteiten die ze aanbieden, of leveranciers waarmee ze samenwerken. Vaak kun je via een aanbevolen leverancier een paar centen besparen.

Als je de mankracht hebt, ga dan creatief aan de slag! Op Pinterest vind je een heleboel creatieve ideeën voor leuke DIY-kantoorfeestspelletjes en -activiteiten.

7 - Ontwerp en merk uw evenement
Met uw Creative Design Leader identificeert u alle aspecten van het evenement die u wilt brandmerken. Ziet u uw logo op de servetten, tafelkleden, op de vloer, op de swag?

Zodra u uw locatie hebt vastgelegd, kunt u deze stap gemakkelijk aanvatten. Nogmaals, aarzel niet om contact op te nemen met uw locatie voor de specificaties van uw locatie.

Opmerking: Dit is meestal een taak voor de grotere, bedrijfsbrede of klantgerichte evenementen, dus maak je niet druk om deze stap als je een beperkt budget hebt.

8 - Bepaal het reisschema
Deze stap schrijft zichzelf bijna. De Scheduling Lead is verantwoordelijk voor het verzamelen van alle relevante tijden en informatie en zet het in een verteerbaar formaat voor alle aanwezigen.

9 - Stel de dresscode in
Dit is een vrij belangrijke stap die vaak wordt vergeten. Afhankelijk van de locatie, het entertainment en de geplande activiteiten zal de dresscode veranderen. Zorg ervoor dat uw deelnemers niet alleen weten hoe formeel ze zich moeten kleden, maar ook hoe warm ze zich moeten kleden.

Varen onder het maanlicht in welke stad dan ook is prachtig, maar het kan er koud worden, afhankelijk van de tijd van het jaar! Vraag uw locatie om kledingadvies als u uw evenement buiten of op een unieke locatie organiseert.

10 - Stuur uitnodigingen (en herinneringen!)
Zodra je de datum en de locatie hebt vastgesteld, stuur je een eerste "Save the Date!" uitnodiging naar alle deelnemers, zodat ze de datum in hun agenda kunnen blokkeren. Het is echter niet nodig om bij die eerste uitnodiging al alle details te hebben, want je zit waarschijnlijk nog in de planningsfase.

Zorg ervoor dat u vóór het evenement ten minste één follow-up herinnering stuurt met extra details. Deze herinnering moet het volgende omvatten:

Datum/Tijd
Plaats
Kaart
Parkeren
Kledingvoorschriften
Minibeschrijving eten/drinken (zodat mensen weten of ze vooraf een maaltijd krijgen)
Download en deel de volledige infographic - Download

Organiseer uw volgende evenement met Hornblower Cruises! Met meer dan 35 jaar in de evenementenindustrie en meer dan 50.000 bedrijfsevenementen onder onze riem, weten we een ding of twee over het creëren van een onvergetelijke, epische ervaring. Bekijk ons in San Francisco, Berkeley, Marina del Rey, Newport Beach, Long Beach, San Diego en New York!

Vraag een offerte op maat aan voor uw bedrijfsevenement