L'organisation d'un événement d'entreprise peut s'avérer décourageante ; équilibrer le budget, les délais, les menus, les divertissements, tout en conservant son emploi de jour, est pour le moins accablant ! Pour couronner le tout, vous voulez que l'événement de cette année soit un véritable coup d'éclat pour celui de l'année dernière.

Alors, comment rester et s'assurer que votre événement se déroule sans accroc ? Notre liste de contrôle, préparée par des équipes d'organisation d'événements ayant plus de 80 ans d'expérience dans le secteur, vous aidera à faire face à la situation.

Constituez votre comité de planification de l'événement
Si vous disposez de la force de travail nécessaire, constituez un comité composé des personnes suivantes :

Chef de projet***

supervise toutes les facettes de l'événement et est responsable en dernier ressort de l'exécution de l'événement
Gérer le budget et les décisions d'achat
Prendre les décisions concernant les thèmes, les activités et le calendrier de l'événement.
Tâches : 2, 3 et supervise toutes les autres tâches
Responsable de la communication***

Collabore avec le chef de projet pour établir la liste des participants
Veille à ce que les invités disposent de tout ce dont ils ont besoin pour tirer le meilleur parti de l'événement.
Des cartes aux horaires en passant par l'établissement de la liste des participants, votre responsable de la communication s'assure que tous les participants sont "au courant".
Responsable du déploiement de toutes les invitations et des rappels de l'événement
Tâches 1, 9 et 10
Responsable de l'expérience événementielle et du divertissement***

Collabore avec le chef de projet pour trouver un lieu et planifier les options en matière de nourriture et de boissons.
Planifier toutes les activités et tous les divertissements de l'événement, avec l'aide du responsable de la programmation.
Tâches 4, 5 et 6
Responsable de la conception créative

Votre responsable de la conception créative est là pour donner à votre événement une allure fantastique
Il élabore tous les éléments visuels pour les documents imprimés et les sites web, les horaires, la signalisation, les modèles de présentation, le matériel promotionnel, etc.
Tâches 6 et 7
Responsable de la programmation

Travaille avec le chef de projet pour choisir la date
Travaille avec le responsable de l'expérience événementielle et des divertissements pour gérer l'itinéraire, coordonner les heures de début et de fin avec les divertissements et les services de restauration.
S'assurer que tout le monde est au bon endroit au bon moment.
Aider à régler tous les détails et s'assurer que les délais sont respectés.
Tâches 3, 8, 10 et aide pour toutes les autres tâches

*** pour les petites équipes et les événements, donner la priorité à ces postes

Votre liste de tâches pour la planification d'un événement
1 - Qui sera présent ?
S'agit-il d'une affaire d'équipe, de service ou d'entreprise ? La taille du groupe détermine presque tout, y compris le budget, le lieu, les divertissements et la nourriture.

2 - Établir un budget
Vous aurez toutes les chances de réussir si vous planifiez votre budget à l'avance, si vous travaillez par étapes et si vous vous en tenez à votre plan. Notez que le coût moyen d'un événement se situe entre 75 et 180 dollars par personne.

3 - Choisir une date
Le choix d'une date et d'une heure appropriées est essentiel à la réussite de votre événement. Outre le choix d'une date qui convienne à la plupart de vos participants, il y a d'autres facteurs à prendre en compte.
facteurs à prendre en compte :

Principales fêtes
Les célébrations religieuses
Vacances scolaires
Longs week-ends
Événements sportifs
La saisonnalité
Autres facteurs spécifiques à votre région
Essayez de sélectionner au moins deux dates qui pourraient convenir, afin de disposer d'une certaine souplesse dans votre emploi du temps lorsque vous chercherez votre lieu de réunion.

4 - Sélectionnez votre lieu
Le choix du lieu est une étape cruciale du processus d'organisation d'un événement. De nombreuses entreprises ont tendance à privilégier les lieux conventionnels tels que les salles d'événements, les salles de bal des hôtels et les restaurants. Cependant, les fêtes les plus mémorables sont organisées dans des lieux non conventionnels tels que des parcs, des entrepôts, des jetées ou des yachts.

Ne vous sentez pas limité par le lieu lorsque vous planifiez votre événement. Sortez de votre zone de confort pour organiser quelque chose de vraiment extraordinaire.

5 - Planifier la nourriture et les boissons
La sélection des aliments peut aller de petites bouchées à des repas complets. Ce choix dépend de plusieurs facteurs :

Heure de l'événement
Durée de l'événement
Le budget
Le choix des boissons peut faire pencher la balance en faveur ou en défaveur d'un budget. Pour les personnes dont le budget est serré, envisagez d'avoir des "tickets boissons" où les participants sont limités à quelques boissons. Si vous souhaitez maintenir l'open bar, limitez le choix à de la bière, du vin et des sodas achetés à l'avance.

6 - Organisez des divertissements et des activités
Toutes les fêtes de bureau n'ont pas le budget nécessaire pour organiser des divertissements et des activités, mais s'il y a de la place dans votre budget, cela pourrait vraiment faire passer votre événement à la vitesse supérieure !

N'oubliez pas de demander à votre organisateur s'il propose des divertissements et des activités, ou s'il a des fournisseurs avec lesquels il collabore. Souvent, vous pourrez économiser un ou deux dollars en vous adressant à un vendeur recommandé.

Si vous avez la main (d'œuvre), n'hésitez pas à faire preuve de créativité ! Pinterest regorge d'idées créatives de jeux et d'activités amusantes pour les fêtes de bureau.

7 - Concevoir et donner une image de marque à votre événement
Avec votre responsable de la conception créative, identifiez tous les aspects de l'événement que vous souhaitez marquer. Envisagez-vous d'apposer votre logo sur les serviettes de table, les nappes, le sol, le swag ?

Une fois que vous avez trouvé votre lieu de réception, vous pouvez facilement vous attaquer à cette étape. Encore une fois, n'hésitez pas à contacter le point de contact de votre lieu de réunion pour obtenir les spécifications de celui-ci.

Remarque : cette tâche est généralement réservée aux événements de grande envergure, organisés à l'échelle de l'entreprise ou en présence de clients, aussi ne vous souciez pas de cette étape si votre budget est limité.

8 - Définir l'itinéraire
Cette étape s'écrit presque toute seule. Le responsable de la programmation sera chargé de compiler toutes les heures et informations pertinentes et de les présenter dans un format digeste pour tous les participants.

9 - Définir le code vestimentaire
Il s'agit d'une étape importante qui est souvent oubliée. En fonction du lieu, des divertissements et des activités prévus, le code vestimentaire changera. Veillez à ce que vos participants sachent non seulement comment s'habiller, mais aussi comment s'habiller chaudement.

Naviguer au clair de lune dans n'importe quelle ville est magnifique, mais il peut faire froid selon la période de l'année ! Si vous organisez votre événement en plein air ou dans un lieu unique, demandez à votre organisateur de vous recommander des vêtements.

10 - Envoyez les invitations (et les rappels !)
Une fois que vous avez choisi votre date et votre lieu de réunion, envoyez une première invitation "Save the Date !" à tous les participants afin qu'ils puissent l'inscrire sur leur calendrier. Il n'est cependant pas nécessaire d'avoir tous les détails les plus précis dès cette première invitation, car vous en serez probablement encore au stade de la planification.

Veillez à envoyer au moins un rappel de suivi avec des détails supplémentaires avant l'événement. Ce rappel devrait contenir les éléments suivants :

Date/Heure
Lieu
Carte
Parking local
Code vestimentaire
Mini description de la nourriture/boisson (pour que les gens sachent s'ils doivent prendre un repas au préalable)
Téléchargez et partagez l'infographie complète - Télécharger

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